DVI skaidrojums par atļauto rīcību pārbaudot darbinieku atbilstību epidemioloģisko prasību atvieglojumiem

Atsaucoties uz LDDK un DVI (Datu valsts inspekcijas) tikšanos jūnija vidū, esam saņēmuši un zemāk publicējam DVI izvērstu skaidrojumu, ko drīkst un ko nedrīkst darīt darba devējs pārliecinoties par darbinieku atbilstību kritērijiem, lai piemērotu epidemioloģisko prasību atvieglojumus (darbavietā darba telpā var pulcēties līdz 20 personām, nelietojot mutes un deguna aizsegus un neievērojot divu metru distanci, ja tās ir vakcinētas vai pārslimojušas Covid-19 infekciju.)

Apliecinājums par darbinieku atbilstību kritērijiem,
lai piemērotu epidemioloģisko prasību atvieglojumus

Ministru kabineta 2020.gada 9.jūnija noteikumu Nr.360 “Epidemioloģiskās drošības pasākumi Covid-19 infekcijas izplatības ierobežošanai” (turpmāk- Noteikumi) 38.²⁷ 1.apakšpunktā paredzēts, ka darbavietā darba telpā var pulcēties līdz 20 personām, nelietojot mutes un deguna aizsegus un neievērojot divu metru distanci ja tās ir vakcinētas vai pārslimojušas Covid-19 infekciju.

Informācija par personas veselības stāvokli, piemēram, darbinieks ir bijis inficēts ar Covid-19 vai nav, kā arī vai darbinieks ir vakcinējies pret Covid – 19 ir īpašo kategoriju personas dati Vispārīgās datu aizsardzības regulas (turpmāk-Regula) izpratnē, savukārt informācijas iegūšana, iekļaušana dokumentos un pēc tam lietvedības sistēmā (kartotēkā) vai šādas informācijas glabāšana elektroniskajā sistēmā ir personas datu apstrāde. Apstrādāt informāciju par personu veselību drīkst tikai, ja pastāv Regulas 6. un 9.pantā noteiktais pamatojums.

Tiesiskais pamats informācijai par vakcinācijas statusa vai informāciju par pārslimošanu ar Covid-19 saņemšanai konkrētajā gadījumā ir Regulas 6.panta 1.punkta e) apakšpunkts - apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs, apstrādes nolūku nosakot tiesību aktos, un 9.panta 2.punkta i) apakšpunkts - apstrāde ir vajadzīga sabiedrības interešu dēļ sabiedrības veselības jomā – aizsardzībai pret nopietniem pārrobežu draudiem veselībai vai augstu kvalitātes un drošības standartu nodrošināšanai^[1].

Noteikumi paredz noteiktu personu grupu (darba devējs par saviem darbiniekiem,) un noteiktus apstākļus (darba vieta), kad var tikt prasīta informācija par iepriekš minētiem veselības datiem. Līdz ar to, kamēr ir spēkā attiecīgais normatīvais regulējums, darba devējiem ir tiesības prasīt darbiniekiem uzrādīt dokumentus, kas apliecina, ka darbinieks atbilst šādiem kritērijiem: ir vakcinēts vai pārslimojis ar Covid-19 pēdējo 180 dienu laikā.

Darba devēja tiesības prasīt un iegūt šādu informāciju, neuzliek darbiniekam pienākumu sniegt to. Darbinieks nevar būt pakļauts atšķirīgai attieksmei, ja viņš atsakās sniegt darba devējam attiecīgo informāciju. Ja darbinieks informāciju nesniedz, darba devējs uzskata viņu par tādu, kas neatbilst minētajiem kritērijiem un nevar attiecināt uz viņu epidemioloģisko prasību atvieglojumu.

Noteikumos paredzētie atvieglojumi ir tiesības, kuras piešķirtas darba devējam un neuzliek visiem darba devējiem pienākumu obligāti nodrošināt darbinieku kritērijiem atbilstības pārbaudi un atvieglojumu ieviešanu. Katra darba devēja ziņā ir izvērtēt vai tas ir spējīgs nodrošināt attiecīgas prasības, resursu ieguldījumu attiecībā uz informācijas pārbaudes rīku ieviešanu un izlemt vai darba vietā tiks ieviesti epidemioloģisko prasību atvieglojumi vai nē.

Izvēloties viedu, kādā tiek pārbaudīta atbilstība kritērijiem, ir jāievēro vairāki cilvēktiesību principi, tai skaitā personas datu apstrādes noteikumi, vienlīdzības un ne diskriminācijas principi.

Neskatoties uz to, ka valstī noteiktās epidemioloģiskās situācijas rezultātā izdotie normatīvie akti dod darba devējiem skaidru tiesisko pamatu datu apstrādei, tiem ir jāievēro arī citi Regulas noteikumi. Konkrētajā gadījumā vēršam uzmanību uz Regulas 5.pantā noteiktajiem datu apstrādes principiem, kuros tiek īpaši uzsvērts, ka datu apstrādei jābūt minimizētai, godprātīgai attiecībā pret personām, kuru datus apstrādā, likumīgai, precīzai.

Šobrīd MK noteikumi atvieglotos darbinieku pulcēšanās nosacījumus paredz attiecībā uz personām, kurām ir sadarbspējīgs vakcinācijas vai pārslimošanas sertifikāts, kas apliecina, ka persona ir vakcinēta pret Covid-19 infekciju un ir pagājušas četrpadsmit dienas pēc pilna vakcinācijas kursa pabeigšanas ar Eiropas Zāļu aģentūras vai līdzvērtīgu regulatoru reģistrētām vai Pasaules Veselības organizācijas atzītām vakcīnām atbilstoši vakcīnas lietošanas instrukcijai vai no divdesmit divām līdz deviņdesmit dienām pēc vakcīnas "Vaxzevria" pirmās devas saņemšanas un uzreiz pēc "Vaxzevria" otrās devas saņemšanas vai persona ir pārslimojusi Covid-19 infekciju.

Tas nozīmē, ka darba devējs drīkst apstrādāt tikai tādu personas datu apjomu kāds nepieciešams nolūka sasniegšanai, t.i., nepieciešams tikai konstatēt faktu, ka persona atbilst Noteikumu kritērijiem. Lai konstatētu faktu, ka persona ir vakcinēta vai pārslimojusi Covid-19 nav nepieciešams kopēt apliecinošu dokumentu, bet pietiek ar atzīmi sistēmā (vai reģistrācijas žurnālā), norādot personas vārdu, uzvārdu, amatu  un informāciju, ka persona atbilst Noteikumu 38.²⁷ punktā minētajam nosacījumam , tādējādi apstrādājot personas datus minimālā apjomā un vienlaikus sasniedzot nolūku.

Papildus ir jāņem vērā, ka neskatoties uz to, ka ir skaidri noteikts normatīvais ietvars personas datu apstrādei konkrēta nolūka sasniegšanai, jebkurā gadījumā ir jāspēj nodrošināt savlaicīgu un korektu datu iznīcināšanu, pienākot to dzēšanas termiņam, tādēļ ir jāizvērtē labākais veids, kā nodrošināt kontroli, lai neglabātu datus ilgāk kā vajadzīgs.

Darba devējs drīkst:

1. Veidot uzskaiti tikai par tiem darbiniekiem, kuri strādā klātienē. Ja darbinieks strādā attālināti, nav pamata prasīt no viņa atbilstību Noteikumu kritērijiem.
2. Prasīt darbiniekiem uzrādīt sadarbspējīgu vakcinācijas vai pārslimošanas sertifikātu.
3. Uzdot darbiniekiem, kuri strādā klātienē, informēt atbildīgas personas, ja darbinieka  statuss mainās un viņš vairāk neatbilst Noteikumu kritērijiem.

Pārliecinoties par darbinieku atbilstību Noteikumu kritērijiem, darba devēji var:

Veikt sadarbspējīga vakcinācijas vai pārslimošanas sertifikāta (turpmāk - Sertifikāts) pārbaudi.

Šāda pārbaude var notikt katru dienu darbiniekam ierodoties darbā un uzrādot Sertifikātu. Ja Sertifikāts ir derīgs, darbinieks var turpināt darbu, neievērojot noteiktās epidemioloģiskās prasības. Savukārt, ja sertifikāts nav derīgs, darbinieks vai var pildīt savus pienākumus attālināti vai pildīt savus pienākumus klātienē, ievērojot visas epidemioloģiskas prasības.

Noteikumi neparedz obligātu rakstisku atbilstības kritērijiem uzskaiti (žurnālā vai informācijas sistēmā). Līdz ar to ir iespējams veikt pārbaudi atbilstības kritērijiem uz vietas, katru reizi uzrādot apliecinājumu, neveicot rakstisku personas datu apstrādi. Šādos gadījumos uz tādu personas datu apstrādi nebūs attiecināmas Regulas prasības, jo uzskaite kartotēkas veidā vai elektroniski nebūs veiktā.

Gadījumos, kad kolektīvi nav lieli un ir iespējams apzināt konkrētas 20 personas, Inspekcija nesaredz nepieciešamību veidot kādu speciālu rakstisko uzskaiti, jo Noteikumu kritēriju pārbaude var tikt nodrošināta arī pārbaudot apliecinājumus uz vietas, minimizējot personas datu apstrādi, bez Regulas prasību attiecināšanas uz konkrēto darbību.

Darba devējs nedrīkst:

1. Kopēt vakcinācijas vai pārslimošanas ar Covid-19 apliecinošu dokumentu;
2. Pārrakstīt visu satura informāciju, kas iekļauta vakcinācijas vai pārslimošanas ar Covid-19 apliecinoša dokumentā. Piemērām, organizācijai nav jāuzkrāj informācija par potēšanas datumu, konkrēto poti, vai to vai cilvēks ir potējies vai izslimojis;
3. Glabāt informāciju par konkrēto personu ilgāk nekā nepieciešams nolūka (mērķa) sasniegšanai. Piemērām, ņemot vērā, ka informācija mainās, organizācija var reizi mēnesī atjaunināt informāciju, dzēšot iepriekšējo sarakstu un dzēst pēdējo sarakstu, kad šādi noteikumi vairāk nepastāvēs;
4. Iegūt un nodot informāciju trešajai personai. Piemēram, darba devējam nav likumīga pamata lūgt vakcinācijas centram iesniegt informāciju par vakcinētajiem darbiniekiem, kā arī nav likumīga pamata nodot šo informāciju saviem sadarbības partneriem;